Langkah-langkah dalam filling dokumen/rekaman :
1. Menentukan kode klasifikasi untuk membedakan jenis-jenis dokumen/rekaman
2. Memasukan dokumen/rekaman tersebut kedalam folder (map, bantex, dll)
3. Menyimpan folder tersebut diruang penyimpanan
4. Catat semua penyimpanan dokumen/rekaman dan masa retensinya
5. Dokumen/rekaman yang sudah melewati masa retensi bisa dapat dimusnahkan agar tidak menyebabkan overload diruang penyimpanan
Tips dan solusi terkait masalah filling dokumen :
Masalah : Folder isi dokumennya oversize dan overload
Solusi : Lakukan standarisasi setiap folder berisi hanya 25 lembar dan ukuran A4; Jangan melebihi 50 lembar dan jika ada dokumen yang oversize, harus dilipat
Masalah : Membutuhkan ruangan filling
Solusi : Gunakan filling cabinet yang sesuai standar dan budget perusahaan; Melakukan rencana jadwal retensi dokumen
Masalah : Kesulitan menemukan dokumen yang hilang
Solusi : Antisipasi dengan membatasi akses penelusuran dan peminjaman, mencatat proses peminjaman secara tertib dan membackup dokumen vital dan sering dipinjam
Masalah : Volume dokumen lebih dari kapasitas tempat penyimpanan
Solusi : Sentralisasi filling dokumen yang memiliki nilai kepentingan bersama
Masalah : Masing-masing departemen memiliki sistem filling yang berbeda
Solusi : Pusatkan tanggung jawab filling dokumen perusahaan pada satu orang/badan yang bertanggung jawab penuh
Masalah : Proses filling tidak teratur
Solusi : Pilihlah 1 sistem khusus dan siap pakai sesuai dengan kebutuhan filling diperusahaan anda
Masalah : Sistem filling tidak sesuai dengan kebutuhan user
Solusi : Lakukan review dan audit sistem filling
Masalah : Membutuhkan waktu yang lama untuk menemukan dokumen
Solusi : Membuat dokumentasi index untuk setiap rak tempat penyimpanan
Masalah : Lemari dokumen terlalu penuh, sehingga sulit mengambil dokumen
Solusi : Membuat jeda (ruang kosong) sekitar 10cm pada setiap laci lemari
No comments:
Post a Comment