Contoh Flowchart SOP Pengendalian Dokumen

Dokumen kontrol bertanggung jawab menangani permasalahan yang berkaitan dengan dokumen internal / eksternal. Baik saat pembuatan, pengesahan, penerbitan maupun pemusnahan dokumen. Dalam menjalankan tugasnya seorang dokumen kontrol harus mempunyai panduan baku (SOP / Standard Operating Procedure) untuk dijadikan sebagai acuan agar apa yang dilakukannya dapat termonitoring dengan baik dan dapat dipertanggungjawabkan. Berikut contoh sample flowchart SOP Pengendalian Dokumen :

Gambar 1. Flowchart SOP Pengendalian Dokumen

Dalam pembuatan dokumen internal (revisi/baru), User harus mengisi form P4D (Permohonan Penerbitan Perubahan Pemusnahan Dokumen) agar histori sebuah dokumen dapat termonitoring dengan baik. Selanjutnya draft dokumen baru/revisi yang telah dibuat diajukan ke pihak yang berwenang untuk disahkan.Dokumen yang telah disahkan harus diberikan kepada dokumen kontrol untuk dimasukkan kedalam daftar master list dokumen sehingga histori revisi bisa dimonitoring.

Untuk dokumen yang akan didistribusikan kepada pihak yang berkepentingan harus diberi cap (controlled copy/for construction/dll sesuai dengan kebutuhan) agar dokumen tersebut dianggap "legal". Apabila dokumen tersebut sudah usang dan sudah ada revisian baru, maka dokumen tersebut harus ditarik dari edaran dan menggantinya dengan dokumen baru yang telah disahkan.

Mengenai dokumen eksternal, dokumen tersebut bisa didapat dari Client, pembelian ditoko resmi, dll. Pada saat menerima dokumen eksternal, wajib dilakukan pencatatan tanggal penerimaan dokumen serta detail dari dokumen yang diterima. Selanjutnya dokumen tersebut dipelajari untuk mengetahui keterkaitan dengan dokumen internal, apabila dokumen tersebut saling berkaitan dengan dokumen internal maka akan ada revisi untuk dokumen internal terkait.