Software - Software Yang Membantu Pekerjaan Seorang Dokumen Kontrol

Dalam menjalankan tugasnya seorang dokumen kontrol akan bersinggungan dengan software-software editor text.
Seorang dokumen kontrol senior harus mampu menggunakan software tersebut agar dapat menghemat waktu dan tenaga yang dia miliki sehingga pekerjaannya mampu diselesaikan dengan cepat, cermat dan tepat.

Berikut diantaranya software-software yang diperlukan oleh Dokumen Kontrol :

1. Microsoft Office (Word, Excel, Access) atau Software open source (LibreOffice, OpenOffice, dll)
2. Adobe Reader (pembacaan file pdf)
3. PDF Sam / Nitro PDF (membuat split & merger file PDF)
4. Ms. Visio (membuat flowchart)
5. Adobe Photoshop / Paint (mengedit dokumen image yang salah)
6. Aplikasi Dokumen Manajemen Sistem (DMS) ex. Edoceasy, Kordil, dll
7. Ms. Outlook
8. Browser Search Engine (Google, Mozilla, dll)

Sekian informasi dari saya semoga bisa membantu.

Tata Cara Penomoran Dokumen

Dalam pembuatan sebuah dokumen baru, harus diidentifikasi nomor dokumennya. Hal ini dimaksudkan agar memudahkan kita dalam mengklasifikasikan dokumen dan memberikan informasi detail dokumen yang sedang kita buat.
Nomor dokumen harus dibuat unik & mampu menjelaskan detail dokumen

Adapun hal-hal yang perlu dimasukkan dalam pembuatan nomor dokumen, diantaranya :

Contoh : QA/IA/17-02/0001 Rev. 1

1. Kode Kepemilikan (Ex. QA => Merupakan departemen yang memiliki dokumen tersebut)
2. Kode Sub Proses (Ex. IA => Merupakan kode sub proses untuk mengidentifikasi "Internal Audit")
3. Kode Tahun Pembuatan (Ex. 17 => Mewakili tahun 2017)
4. Kode Bulan Pembuatan (Ex. 02 => Mewakili bulan Februari)
5. Kode Nomor Urut Dokumen (Ex. 0001 = > Mewakili nomor urut dokumen)
6. Kode Revisi (Ex. Rev. 1 => Menunjukan status revisi dokumen)

Untuk format penomoran bisa diaplikasikan sesuai dengan kebutuhan dan ketentuan masing-masing perusahaan

ISO 9000 : Manajemen Mutu

ISO 9000 membahas berbagai aspek manajemen mutu dan berisi beberapa standar ISO terbaik dan terkenal. Standar memberikan pedoman dan alat untuk perusahaan dan organisasi yang ingin memastikan bahwa produk dan layanan mereka secara konsisten memenuhi persyaratan pelanggan dan kualitas yang konsisten ditingkatkan.

Standar dalam ISO 9000 meliputi :

1. ISO 9001 : 2015 - Menetapkan persyaratan sistem manajemen mutu
2. ISO 9000 : 2015 - Mencakup konsep dasar dan bahasa
3. ISO 9004 : 2009 - Berfokus pada bagaimana membuat sistem manajemen mutu yang lebih efisien dan efektif
4. ISO 19011 : 2011 - Menetapkan pedoman audit internal dan eksternal dari sistem manajemen mutu

ISO 9001 : 2015

ISO 9001 : 2015 mengatur tentang kriteria untuk sistem manajemen mutu dan merupakan satu-satunya standar dalam keluarga ISO 9000 yang dapat disertifikasi. Menggunakan ISO 9001 : 2015 membantu memastikan bahwa pelanggan mendapatkan konsisten, produk-produk berkualitas baik dan layanan, yang pada gilirannya membawa banyak manfaat bisnis.

Sertifikasi ISO 9001 : 2015

Memeriksa bahwa sistem bekerja adalah bagian penting dari ISO 9001 : 2015. Disarankan bahwa organisasi melakukan audit internal untuk memeriksa bagaimana sistem manajemen mutu bekerja. Sebuah organisasi dapat memutuskan untuk mengundang badan sertifikasi independen untuk memverifikasi bahwa itu sudah sesuai dengan standar, tetapi tidak ada persyaratan untuk ini. Atau, mungkin mengundang klien untuk mengaudit sistem mutu untuk diri mereka sendiri.

Sumber : ISO Organization Website

Tips Filling Dokumen Dan Rekaman

Filling dokumen/rekaman merupakan proses pengaturan dan penyimpanan dokumen/rekaman secara sistematis, sehingga dokumen/rekaman tersebut dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali setiap kali diperlukan.

Langkah-langkah dalam filling dokumen/rekaman :

1. Menentukan kode klasifikasi untuk membedakan jenis-jenis dokumen/rekaman
2. Memasukan dokumen/rekaman tersebut kedalam folder (map, bantex, dll)
3. Menyimpan folder tersebut diruang penyimpanan
4. Catat semua penyimpanan dokumen/rekaman dan masa retensinya
5. Dokumen/rekaman yang sudah melewati masa retensi bisa dapat dimusnahkan agar tidak menyebabkan overload diruang penyimpanan

Tips dan solusi terkait masalah filling dokumen :

Masalah : Folder isi dokumennya oversize dan overload
Solusi     : Lakukan standarisasi setiap folder berisi hanya 25 lembar dan ukuran A4; Jangan melebihi 50 lembar dan jika ada dokumen yang oversize, harus dilipat

Masalah  : Membutuhkan ruangan filling
Solusi      : Gunakan filling cabinet yang sesuai standar dan budget perusahaan; Melakukan rencana jadwal retensi dokumen

Masalah  : Kesulitan menemukan dokumen yang hilang
Solusi      : Antisipasi dengan membatasi akses penelusuran dan peminjaman, mencatat proses peminjaman secara tertib dan membackup dokumen vital dan sering dipinjam

Masalah  : Volume dokumen lebih dari kapasitas tempat penyimpanan
Solusi      : Sentralisasi filling dokumen yang memiliki nilai kepentingan bersama

Masalah  : Masing-masing departemen memiliki sistem filling yang berbeda
Solusi      : Pusatkan tanggung jawab filling dokumen perusahaan pada satu orang/badan yang bertanggung jawab penuh

Masalah  : Proses filling tidak teratur
Solusi      : Pilihlah 1 sistem khusus dan siap pakai sesuai dengan kebutuhan filling diperusahaan anda

Masalah  : Sistem filling tidak sesuai dengan kebutuhan user
Solusi      : Lakukan review dan audit sistem filling

Masalah  : Membutuhkan waktu yang lama untuk menemukan dokumen
Solusi      : Membuat dokumentasi index untuk setiap rak tempat penyimpanan

Masalah  : Lemari dokumen terlalu penuh, sehingga sulit mengambil dokumen
Solusi      : Membuat jeda (ruang kosong) sekitar 10cm pada setiap laci lemari

Tips Menyimpan, Memelihara Dokumen Dan Faktor Penyebab Kerusakan

Agar dokumen yang kita simpan tidak mengalami kerusakan, maka faktor-faktor yang bisa menyebabkan kerusakan harus bisa kita eliminasi seminimal mungkin.

Meskipun kelihatannya sepele tetapi hal tersebut sangat bermanfaat agar dokumen tetap dapat terjaga kondisinya dan digunakan kembali jika dibutuhkan.

Adapun tips untuk penyimpanan dan pemeliharaan dokumen sebagai berikut :

1. Membersihkan ruangan, terutama dari debu

2. Menjaga dokumen dari serangan binatang (rayap)

3. Larangan minum, makan dan merokok diruang dokumen

4. Rak penyimpanan dokumen dari material logam

5. Meletakkan dokumen secara tepat dan benar

6. Menata dokumen yang sudah tidak terpakai

7. Mengatur suhu dan tingkat kelembaban 21◦C ~ 27◦C

Faktor kerusakan dokumen dilihat dari sumbernya :

1. Kertas

    - Ketebalan kertas

    - Jenis kertas

    - Warna kertas

    - Tingkat pixel (pori-pori) kertas

2. Tinta

     - Kadar asam tinggi

     - Tingkat kekentalan tinta (viscositas)

     - Tinta berwarna

3. Lem

    - Tingkat keasaman lem

    - Tingkat kerekatan lem

    - Tingkat kekentalan lem

4. Stapler

    - Hindari penggunaan stapler

Faktor eksternal penyebab kerusakan dokumen

1.  Kelembaban udara

2. Udara yang terlalu kering

3. Sinar Matahari

4. Udara yang kotor

5. Debu

6. Jamur

7. Rayap

8. Rokok

9. Sisa makanan dan minuman

Job Des Dokumen Kontrol (Klausul 4.2.3 ISO 9001:2008)

Tugas dan tanggung jawab seorang dokumen kontrol berdasarkan klausul 4.2.3 ISO 9001:2008

1. Approved
Menyetujui dokumen sudah lengkap sebelum dipublish

2. Review
Menelaah dan memperbaharui jika diperlukan dan persetujuan ulang dokumen

3. Identification
Memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dari dokumen teridentifikasi

4. Update
Memastikan bahwa versi yang relevan dari dokumen yang dapat diterapkan tersedia di user

5. Verification
Memastikan bahwa dokumen tetap dapat terbaca dan segera dapat teridentifikasi

6. Distribution
Memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar organisasi yang ditetapkan oleh organisasi yang penting untuk perencanaan dan operasi sistem manajemen mutu diidentifikasi dan distribusinya dikendalikan

7. Control
Mencegah penggunaan tidak disengaja dokumen kadaluarsa dan untuk menerapkan identifikasi yang sesuai pada dokumen bila disimpan untuk maksud apapun

Perbedaan Antara Dokumen, Rekaman dan Arsip

Bisakah kita membedakan antara dokumen, rekaman dan arsip?

Bagi seorang dokumen kontrol / orang-orang yang pekerjaannya berhubungan dengan dokumen pengetahuan dasar untuk membedakan istilah tersebut sangatlah penting agar kita bisa mengklasifikasikan mana data-data penting atau bukan.

Berikut ilustrasi singkat untuk membedakan ketiga istilah tersebut :

Klik Gambar Untuk Memperbesar

Selama saya bekerja sebagai dokumen kontrol, saya banyak menemukan dokumen-dokumen yang disimpan padahal dokumen tersebut tidak memiliki nilai manfaat (tidak ada pengesahan pada dokumen tersebut). Apabila hal tersebut dibiarkan dalam sebuah perusahaan maka akan terjadi penumpukan dalam gudang arsip.

Peran dokumen kontrol sangat penting disini untuk mengklasifikasikan mana data (dokumen, rekaman dan arsip) yang harus disimpan dalam bentuk softcopy/hardcopy maupun data yang harus dimusnahkan.

Contoh Flowchart SOP Pengendalian Dokumen

Dokumen kontrol bertanggung jawab menangani permasalahan yang berkaitan dengan dokumen internal / eksternal. Baik saat pembuatan, pengesahan, penerbitan maupun pemusnahan dokumen. Dalam menjalankan tugasnya seorang dokumen kontrol harus mempunyai panduan baku (SOP / Standard Operating Procedure) untuk dijadikan sebagai acuan agar apa yang dilakukannya dapat termonitoring dengan baik dan dapat dipertanggungjawabkan. Berikut contoh sample flowchart SOP Pengendalian Dokumen :

Gambar 1. Flowchart SOP Pengendalian Dokumen

Dalam pembuatan dokumen internal (revisi/baru), User harus mengisi form P4D (Permohonan Penerbitan Perubahan Pemusnahan Dokumen) agar histori sebuah dokumen dapat termonitoring dengan baik. Selanjutnya draft dokumen baru/revisi yang telah dibuat diajukan ke pihak yang berwenang untuk disahkan.Dokumen yang telah disahkan harus diberikan kepada dokumen kontrol untuk dimasukkan kedalam daftar master list dokumen sehingga histori revisi bisa dimonitoring.

Untuk dokumen yang akan didistribusikan kepada pihak yang berkepentingan harus diberi cap (controlled copy/for construction/dll sesuai dengan kebutuhan) agar dokumen tersebut dianggap "legal". Apabila dokumen tersebut sudah usang dan sudah ada revisian baru, maka dokumen tersebut harus ditarik dari edaran dan menggantinya dengan dokumen baru yang telah disahkan.

Mengenai dokumen eksternal, dokumen tersebut bisa didapat dari Client, pembelian ditoko resmi, dll. Pada saat menerima dokumen eksternal, wajib dilakukan pencatatan tanggal penerimaan dokumen serta detail dari dokumen yang diterima. Selanjutnya dokumen tersebut dipelajari untuk mengetahui keterkaitan dengan dokumen internal, apabila dokumen tersebut saling berkaitan dengan dokumen internal maka akan ada revisi untuk dokumen internal terkait.